规范有序的工作运行机制是提升效能的核心保障,而档案管理作为记录工作轨迹、沉淀实践经验、支撑决策制定的基础性工程,其规范化水平直接关系到组织功能的有效发挥。为进一步夯实组织工作基础,推动各项业务提质增效,必须将档案管理置于突出位置,通过制度完善、流程优化、能力提升等系统性举措,全面提升工作资料留存的规范性与完整性,为组织工作的高质量开展构筑坚实的数据支撑。
健全制度体系,构建档案管理长效机制。制度是规范管理的前提,也是确保档案工作有序推进的根本遵循。要立足组织工作的实际需求与业务特点,构建一套覆盖档案收集、整理、保管、利用全流程的管理制度体系。一方面,需结合党员发展与教育管理、干部选拔任用、人才引育留用、基层组织建设等核心业务模块,对档案进行科学分类与层级划分。另一方面,要明确各部门、各岗位在档案管理中的职责边界,建立“谁产生、谁负责、谁归档”的责任制,从源头确保资料收集的及时性与准确性,避免因责任模糊导致的档案缺失或混乱。
强化能力建设,打造专业化管理队伍。为提升档案管理队伍的综合能力,需构建多层次、常态化的培训体系。尤为重要的是,要顺应数字化转型趋势,加强信息技术应用能力的培养。通过开展档案管理系统操作培训、电子文件归档格式规范学习、数据安全防护演练等活动,逐步实现从传统纸质档案向“纸质+电子”双轨管理模式的转变。同时,鼓励管理人员参与档案信息化课题研究,探索AI辅助分类、区块链存证等新技术在档案领域的应用场景,着力打造一支既懂业务规范、又通技术应用的复合型管理队伍,为档案管理现代化提供人才支撑。
优化工作流程,筑牢档案质量安全防线。在档案形成阶段,需严格执行资料收集标准,对各类文件材料的格式、签章、附件等要素进行初审,确保源头资料符合归档要求。整理过程中,要遵循“分类科学、编号唯一、装订规范”的原则,采用年度—业务类型—保管期限的三级分类法,配合条形码或二维码技术实现电子标识,使每一卷档案都能通过编码追溯来源、内容与流转轨迹,做到“一档一码、全程可溯”。针对重要档案资料,应建立“双备份、多介质”的安全保管机制,定期开展档案清点与状态检查,及时处理霉变、破损等问题,确保档案在全生命周期内的物理安全与信息完整。(贵州省黔东南州从江县停洞镇人民政府:王忠良)